EntariBusiness

Medarbejderen behøver ikke kende hele workspace. De logger ind, åbner Handlinger i navigationen, og ser kun det, deres rolle har adgang til, grupperet under overskrifter som Personale, Økonomi og IT. Filer ligger i hubs; arbejde, der skal udføres, starter her.

Én handling ad gangen. De folder fx Personale ud og vælger «Ansæt medarbejder»: stilling, startdato og IT-/materiel-behov. Kandidaten får et sikkert link og udfylder selv CPR, adresse og bank, så lederne ikke skal indtaste det. Sagen lander i HR-registret, og en medarbejdermappe kan oprettes under HR, når personen bliver aktiv.

Eller et udlæg. «Nyt udlæg»: beløb, formål og foto eller PDF af kvitteringen. Beløb kan foreslås, når bilaget kan læses. Gem skriver til Økonomi; hvis godkendelse er slået til, får den, der skal godkende, en sag under Handlinger. En boble viser, når noget kræver dig (kræver dig / venter / afsluttet).

Eller en forhindring i arbejdet. «Lav indsigelse» melder en forhindring, så den lander struktureret i jura-/indsigelseslisten, ikke i en tilfældig mailtråd. «Administrér adgange» er den tilsvarende sti for IT: vælg medarbejder, tilføj eller fjern systemadgange, gem.

På telefonen. Feltvisningen er lavet til ét-hånds brug: hubs, handlinger og kamera til bilag og materiel. Du behøver ikke finde den rigtige SharePoint-mappe midt i marken, du vælger handlingen og tager billedet dér.

Hvad der sker i baggrunden. Formularen gemmer til det rigtige register og hub. Klokken øverst kan vise notifikationer, I har slået til under Indstillinger (fx udlæg eller indsigelser), men arbejde, der kræver dig, ligger stadig under Handlinger. Første gang kan introduktionsguiden (spørgsmålstegnet) vise hubs, filer, handlinger og søgning. Derefter er det typisk: find handlingen, udfyld det nødvendige, luk.

I er dataansvarlige for det indhold, I lægger i Entari. Entari ApS er databehandler efter GDPR artikel 28, når vi behandler jeres indhold på jeres vegne. Det er aftalt i vores databehandleraftale (DPA), som følger med EntariBusiness.

Cloud og Connect. Entari Cloud hostes i Microsoft Azure i EU. Her lagrer vi workspace-indhold, registre og filer som databehandler. Med Entari Connect ligger forretningsdata primært i jeres eget Microsoft 365-tenant (SharePoint, lister, filer), hvor Microsoft er jeres databehandler. Entari behandler da kun de begrænsede metadata, der er nødvendige til licens, support og integration.

Adgang. Login sker via Microsoft Entra ID. Adgang i workspace følger roller og sikkerhedsgrupper (fx leder, ansatte, læseadgang). Med Connect synkroniseres rettigheder til SharePoint-mapper, så filer og rettigheder følger med, mens I arbejder.

EntariPass (delte adgangskoder). EntariPass bruger zero-knowledge-klientkryptering: hemmeligheder krypteres i browseren med AES-GCM (256-bit), før de gemmes. Nøglen udledes lokalt fra PIN eller masteradgangskode med PBKDF2 (310.000 iterationer). PIN og nøgle sendes ikke til Entari, og vi kan ikke læse klartekst i almindelig drift. Mister I både PIN og recovery-nøgle, kan indholdet ikke genskabes. Mere om EntariPass.

Sikkerhed i drift. Vi gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder adgangsstyring, kryptering under transport (TLS), adskillelse af miljøer, logning af administrative handlinger og fortrolighed for personale med adgang. OCR via Azure AI Document Intelligence sker kun, når I selv bruger funktionen.

Hvor det præcise står. Roller, underdatabehandlere, eksport ved ophør og øvrige pligter står i databehandleraftalen (DPA) og privatlivspolitikken, i produktet og på vores juridiske sider. Vi er i soft launch og har endnu ingen uafhængig sikkerhedsaudit; det står ærligt i dokumenterne, når I læser dem.

Entari Connect betyder, at forretningsdata lever i jeres Microsoft 365, ikke i en parallel database hos os. I arbejder i Entari; filer, mapper og registre lander i SharePoint og Microsoft Lists i jeres tenant. Login er Entra ID (SSO/MFA). I kan fortsætte i Stifinder eller OneDrive-genveje, når det passer.

Godkendelse først. En Global Admin godkender Entari én gang («Godkend» / Admin Consent). Det giver appen rettigheder via Microsoft Graph til at læse jeres brugere og organisationsstruktur, oprette sikkerhedsgrupper, læse/skrive SharePoint i de områder I senere vælger at udrulle, oprette Teams, og sende servicebeskeder når platformen skal underrette. Selve godkendelsen ændrer ikke jeres eksisterende SharePoint- eller Teams-struktur, konkrete hubs vælges og forhåndsvises i udrulningen.

Hvad der oprettes pr. hub. Når I deploy’er en afdeling, kører provisioneringen i rækkefølge: Entra-sikkerhedsgrupper → Team og SharePoint-site → rettigheder → mapper i dokumentbiblioteket → Microsoft Lists til registre. Hver afdeling får typisk tre grupper: leder, ansatte og læseadgang. Adgang, publikation og ekstern deling spejles til SharePoint-rettigheder, når skrivning er aktiveret.

Ny afdeling. Opretter I et nyt hub (custom department), følger det samme mønster: navnet bliver Team-navnet, de tre sikkerhedsgrupper oprettes automatisk, I vælger mappestruktur (ofte nummereret 01_, 02_, …), og ved deploy lander site, mapper og lister i tenant’en. Jeres eksisterende tenant-rod og Teams omskrives ikke.

Formularer og lister. Handlinger i Entari er formularer. Når I gemmer, skriver posten til det rigtige register. Under Connect er registret en Microsoft List: formularfelter spejles til listesøjler, så det I ser i Entari er det samme indhold, I kan åbne i SharePoint. Egne processer og Form Builder kan synkronisere felter og valgmuligheder til listen.

Hvad Connect ikke gør. Krypterede EntariPass-adgangskoder omskrives ikke ind i Microsoft. Slettede Entari-lister og -mapper genskabes ikke automatisk. Notifikationer/godkendelser til Teams er valgfrie under Indstillinger. Live filskrivning følger jeres Connect-konfiguration, I ejer tenant, licenser og dataklassifikation.